Você sabe o que é Compliance? A conformidade corporativa deve ser uma parte essencial de suas operações comerciais, independentemente do setor. 

 

Como sua empresa gerencia a conformidade e mitiga os riscos? Tomar medidas preventivas pode parecer um aborrecimento inicial, mas pode economizar custos incalculáveis ​​para a sua organização a longo prazo.

 

As violações de normas e leis podem resultar em multas, penalidades, ações judiciais, perda de reputação e muito mais. Para evitar que sua empresa aprenda a lição da maneira mais difícil, aplique o Compliance no seu negócio.

 

O que é Compliance?

A definição de Compliance é “a ação de cumprir uma ordem” ou “o estado de cumprimento de regras ou padrões”. No mundo corporativo, é definido como o processo de garantir que sua empresa e funcionários sigam todas as leis, regulamentos, padrões e práticas éticas que se aplicam à sua organização e ao setor.

 

O Compliance abrange políticas e procedimentos internos, bem como leis federais, estaduais e municipais. Aplicar a conformidade ajuda sua empresa a prevenir e detectar violações de regras, o que protege sua organização de multas e processos judiciais.

 

O processo de conformidade deve ser contínuo. Muitas organizações estabelecem um programa para controlar de forma consistente e precisa suas políticas de conformidade ao longo do tempo.

 

O objetivo de um programa de Compliance

O objetivo é proteger o seu negócio. É simples assim. Mas o retorno sobre o investimento pode ser significativo, ajudando você a evitar desperdício, fraude, abuso, discriminação e outras práticas que interrompem as operações e colocam sua empresa em risco.

 

Seu programa de Compliance corporativo precisa ser integrado a todos os esforços de conformidade em toda a empresa, desde o gerenciamento de regulamentações externas e políticas internas até o treinamento abrangente de funcionários. 

 

Certificando-se de que todos os departamentos e funcionários estão trabalhando juntos para manter os padrões, você pode reduzir o risco de grandes falhas e violações.

 

Um programa eficaz melhora a comunicação entre a liderança e a equipe. Deve incluir um processo para criar, atualizar, distribuir e rastrear políticas de conformidade. Afinal, os funcionários não podem ser responsabilizados por regras e regulamentos que eles não sabem que existem.

 

Mas, uma vez que eles entendam as expectativas, sua equipe pode manter o foco nas metas mais amplas de sua organização e ajudar as operações a operar sem problemas. 

 

Além do mais, quando os funcionários são devidamente treinados sobre os requisitos de conformidade, eles são mais propensos a reconhecer e relatar atividades ilegais ou antiéticas.

 

Manter a conformidade equipa seus funcionários para fazerem bem seus trabalhos, alcançarem seus objetivos de carreira e manterem os clientes satisfeitos. Por sua vez, sua empresa pode atingir seus objetivos e crescer mais rápido.

 

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Como implantar o Compliance?

Implantar o Compliance requer que seu programa seja cuidadosamente planejado e implementado, com programas de treinamento coincidentes para garantir que o pessoal esteja bem versado em todas as áreas de conformidade.

 

Aqui estão algumas etapas para estabelecer ou refinar seu programa de Compliance:

 

Obtenha sua liderança 

Seu programa de conformidade corporativa não funciona sozinho. Uma pessoa deve ser designada para a responsabilidade de gerenciar o programa no dia a dia.

 

Dependendo do tamanho da sua organização, você pode ter um diretor de conformidade ou vários. Independentemente disso, os responsáveis ​​pelo programa devem ter autoridade para fazer cumprir as regras e responsabilizar os funcionários em todos os níveis.

 

Eles também precisam ter acesso direto ao órgão de governança da empresa, que pode incluir a alta administração ou o conselho de administração.

 

Conformidade corporativa significa promover uma cultura de trabalho que valorize a integridade e a conduta ética.

 

Para que o programa funcione, seus líderes precisam primeiro seguir as regras. Eles devem encorajar o comportamento ético e falar abertamente sobre a importância da conformidade.

 

Os líderes da empresa devem encorajar a opinião dos funcionários, enfatizando que eles não serão punidos por relatar comportamento ilegal ou antiético.

 

Conheça sua empresa e a legislação 

Para construir um programa eficaz, você precisa saber quais áreas representam os maiores riscos para sua organização. Depois de identificar essas áreas, você pode concentrar seus recursos em abordá-las.

 

As regulamentações federais, estaduais e municipais, bem como os padrões da indústria, estão em constante evolução. Para evitar o risco de não conformidade, é importante realizar avaliações regulares. 

 

Um processo de avaliação formal pode ajudar sua empresa a ser proativa na prevenção de violações de conformidade corporativa:

 

• Resultados da auditoria
• Litígio recente
• Reclamações de conformidade
• Reclamações de funcionários
• Tendências de aplicação da indústria
• Políticas de Compliance em cada área de risco

 

Estabeleça e tenha um código de conduta

Seu programa de Compliance precisa de um código de conduta bem definido. Por que? Porque pode ajudar a definir o propósito do seu programa e definir expectativas de comportamento.

 

O código de conduta atua como uma base e deve explicar os seguintes pontos-chave:

 

• Quem é o responsável pela gestão do programa
• Como os funcionários devem relatar má conduta
• Medidas disciplinares por violação do código de conduta

 

Suas políticas corporativas devem ser construídas sobre essa base, fornecendo diretrizes para áreas específicas de conformidade. Por exemplo, eles podem abordar violações comuns de conformidade corporativa:

 

• Corrupção corporativa
• Suborno
• Práticas fiscais
• Conflitos de interesse
• Retenção de registro

 

A lista continua. Mas as áreas exatas que você precisa abordar dependem do seu setor.

 

Depois que as áreas de risco forem identificadas e as políticas criadas, você deve estabelecer procedimentos para ajudar os funcionários a executar as políticas corretamente. A criação de diretrizes passo a passo torna mais fácil seguir os procedimentos e identificar não conformidades.

 

Treine todos os funcionários

A política e os padrões de conformidade são inúteis se os funcionários não os seguirem. Depois de estabelecer as políticas e procedimentos para seu programa de Compliance, você precisa divulgá-los a todos os membros de sua equipe.

 

Certifique-se de que os executivos, funcionários e fornecedores terceirizados leiam e assinem todas as políticas e procedimentos de conformidade. 

 

Todos os funcionários e fornecedores relevantes devem ser treinados em leis, regulamentos, normas, políticas corporativas e conduta proibida. Dependendo do tamanho da sua organização, você pode realizar um treinamento sob medida para funcionários específicos em áreas de alto risco.

 

Aplique o Compliance em seu negócio

Criar ou revisar suas políticas de conformidade e treinamento dá muito trabalho. É um processo contínuo, que requer monitoramento e atualizações consistentes. Mas não espere até que ocorra um incidente para agir.

 

Por isso, implantar o Compliance Corporativo em sua empresa pode ser um excelente caminho em busca do sucesso. Isso evita que erros sejam cometidos e sua empresa penalizada pelo desrespeito às leis.

 

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